Архивный отдел

Архивный отдел администрации муниципального образования город Горячий Ключ Краснодарского края (далее – архивный отдел) является отраслевым (функциональным) органом администрации, образованным в соответствии со структурой администрации муниципального образования город Горячий Ключ.

В своей деятельности архивный отдел взаимодействует с управлением по делам архивов Краснодарского края, государственными архивами Краснодарского края и другими муниципальными архивами.

Архивный отдел подконтролен первому заместителю главы муниципального образования город Горячий Ключ.

Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет бюджета муниципального образования город Горячий Ключ в соответствии с законодательством Российской Федерации. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Краснодарского края (при реализации программ развития архивного дела, при передачи отдельных государственных полномочий), спонсорские и иные средства.

Основными задачами и функциями архивного отдела являются:

1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению, в том числе:

- хранение, учет архивных документов, принятых в архивный отдел;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности; обеспечение охранного и противопожарного режимов;

- предоставление в установленном порядке учетных данных в управление по делам архивов Краснодарского края.

1.1. Архивный отдел обеспечивает хранение:

- документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью муниципального образования;

- документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью Краснодарского края, в случае наделения органа местного самоуправления муниципального образования город Горячий Ключ отдельными государственными полномочиями по хранению архивных документов или передачи права собственности Краснодарского края муниципальному образованию город Горячий Ключ на данные документы;

- документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью Российской Федерации, в случае наделения органа местного самоуправления муниципального образования город Горячий Ключ отдельными государственными полномочиями по хранению архивных документов или передачи права собственности Российской Федерации муниципальному образованию город Горячий Ключ на данные документы;

- документов по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования.

1.2. Документы частной формы собственности могут поступать на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договора между собственником документов и администрацией муниципального образования город Горячий Ключ.

2. Комплектование архивного отдела:

- составление списков организаций – источников комплектования, утверждаемых главой муниципального образования и согласованных с управлением по делам архивов Краснодарского края; систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного и временного хранения;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организация документов в делопроизводстве, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в источниках комплектования и других организациях на территории муниципального образования город Горячий Ключ;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования;

- рассмотрение и представление в управление по делам архивов Краснодарского края поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел;

- оказание методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.

4. Использование архивных документов:

- инициативное информирование администрации муниципального образования город Горячий Ключ, муниципальных организаций о составе и содержании документов, хранящихся в архивном отделе, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

- организация работы пользователей с документами, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно – справочного аппарата к документам, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

5. Осуществление в пределах своих полномочий контроля за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства; подготовка проектов постановлений, распоряжений главы администрации муниципального образования город Горячий Ключ в области обеспечения сохранности документов.

Начальник и специалисты архивного отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей. Начальник архивного отдела назначается и освобождается от должности главой муниципального образования по согласованию с управлением по делам архивов Краснодарского края.

Начальник отдела – Шварцман Анна Васильевна (тел. 3-51-61).

Ведущие специалисты отдела:

Трубкина Светлана Васильевна, Куриленко Наталья Николаевна (тел. 3-56-46).

На 01.01.2010 в архивном отделе числится:

94 фонда (14307 дел) – управленческой документации;

191 фонд (11080 дел) – документов по личному составу ликвидированных организаций;

1 фонд (173 дела) – Коллекция документов по истории города;

1 фонд (503 ед. уч.) – фотодокументы.